Exit Karyawan

Siklus Karyawan → Exit Karyawan mencatat proses keluarnya karyawan dari pengajuan sampai selesai. Setiap proses punya nomor (mis. EX-2026-001).

Aplikasi Snoba HRIS

#Alur

Jenis exit: Mengundurkan Diri (Resign), Pemutusan Hubungan Kerja (PHK), Pensiun, Kontrak Habis, dan Lainnya. Satu karyawan hanya bisa punya satu exit yang sedang berjalan, dan tidak ada yang bisa memproses exit dirinya sendiri.

#Mengajukan dan menyetujui

1. Klik Ajukan Exit, pilih karyawan dan jenis exit, isi tanggal pengajuan, hari terakhir bekerja, dan alasan.
2. Untuk resign, atasan langsung karyawan itu menyetujui lebih dulu (lihat di bawah).
3. Di rincian exit, HR klik Setujui, atau Tolak dengan catatan minimal 5 karakter.

#Masa pemberitahuan (notice) untuk resign

Hari terakhir bekerja paling cepat adalah tanggal pengajuan ditambah masa pemberitahuan wajib:

• bila data karyawan punya isian Pemberitahuan (Hari), angka itu yang dipakai;
• selain itu memakai Masa Pemberitahuan Pengunduran Diri di Pengaturan HR tab Kontrak & Masa Pemberitahuan (bawaan 30 hari; 1 bulan = 30 hari, maksimal 365).

Bila hari terakhir lebih cepat dari itu, pengajuan ditolak, kecuali kedua pihak sepakat mempersingkatnya: isi Alasan Kesepakatan Mempersingkat Masa Pemberitahuan (minimal 5 karakter). Rincian exit menampilkan masa pemberitahuan wajib, hari terakhir paling cepat, dan alasan kesepakatannya.

#Persetujuan atasan langsung untuk resign

Pengunduran diri harus disetujui kedua belah pihak. Begitu exit resign diajukan, atasan langsung karyawan itu (dari isian Atasan di data karyawan) mendapat notifikasi. Ia bisa membuka rincian exit bawahannya walau tidak punya izin HR, lalu:

• klik Setujui, atau Tolak dengan catatan (exit langsung berstatus Ditolak);
• menulis Komentar Atasan, misalnya catatan serah terima pekerjaan, yang bisa diperbarui selama exit berjalan.

Selama atasan belum menyetujui, tombol Setujui HR diganti tulisan Menunggu persetujuan atasan. Kewajiban ini bisa dimatikan di Pengaturan Exit (Pengunduran diri wajib disetujui atasan langsung). PHK, pensiun, dan kontrak habis langsung diputuskan HR. Karyawan tanpa atasan juga langsung ke HR.

#Checklist clearance

Setelah disetujui, rincian exit memuat Checklist Clearance. Tandai tiap butir Selesai atau Tidak Berlaku, beri catatan bila perlu, lalu klik Simpan Clearance. Siapa dan kapan menandainya ikut tercatat.

Aplikasi Snoba HRIS

Dua butir bawaan memeriksa datanya sendiri:

• Pengembalian aset & peralatan kerja menampilkan aset yang masih dipinjam karyawan itu dan aset yang menjadi tanggung jawabnya (PIC), bila add-on Aset aktif.
• Pelunasan pinjaman / kasbon menampilkan sisa pinjaman karyawan itu.

#Exit interview

Exit interview bisa dilakukan dua cara, dan keduanya boleh dipakai bersamaan.

#Diisi sendiri oleh karyawan

Supaya karyawan tidak canggung berhadapan langsung dengan HR, ia bisa mengisi formulir exit interview sendiri. Caranya:

1. Pilih formulirnya di Pengaturan Exit, isian Formulir exit interview yang diisi sendiri. Bawaannya formulir contoh Exit Interview (diisi sendiri), yang bisa diubah di Alat Kerja → Formulir & Tes.
2. Begitu exit disetujui, karyawan otomatis diundang: ia mendapat notifikasi, dan formulirnya muncul di Formulir Saya.
3. Di rincian exit, panel Diisi sendiri oleh karyawan menampilkan statusnya beserta tautan pribadi dengan tombol Salin tautan. Tautan ini bisa dikirim sendiri, misalnya lewat WhatsApp, dan tetap bisa dibuka walau login karyawan sudah dinonaktifkan.
4. Setelah karyawan mengirim, jawabannya tampil di panel yang sama.

Aplikasi Snoba HRIS

Exit yang disetujui sebelum formulirnya dipilih bisa dikirimi formulir dengan tombol Kirim Formulir Exit Interview. Jawaban formulir ini hanya terlihat oleh HR yang boleh mengubah exit; atasan langsung tidak melihatnya. Pilih — Tidak memakai formulir — bila perusahaan tidak memakainya.

#Wawancara langsung oleh HR

Isi jawaban tiap pertanyaan, Penilaian Pengalaman Kerja (1-5), dan Layak Direkrut Kembali, lalu klik Simpan Exit Interview. Daftar pertanyaannya diatur di Pengaturan Exit.

#Final settlement

Bagian Final Settlement (Penyelesaian Hak & Kewajiban) berisi baris pendapatan dan potongan beserta Total Bersih Settlement.

• Isi Saran Otomatis membuat baris-baris berikut. Menekannya lagi memperbarui baris otomatis tanpa menyentuh baris manual.
• Pencairan sisa cuti, satu baris per jenis cuti yang ditandai Sisa jatah bisa dicairkan di Tipe Cuti (bawaan hanya Cuti Tahunan): sisa hari × upah harian (gaji pokok dibagi hari kerja per bulan). Perusahaan yang tidak mengizinkan pencairan cukup menghilangkan centang itu; tidak ada baris pencairan yang dibuat.
• Pesangon, bila Aturan Pesangon dipilih: dihitung dengan aturan (tabel masa kerja) di menu Pesangon, dari masa kerja sampai hari terakhir dan gaji pokok karyawan.
• Potongan Sisa Pinjaman / Kasbon bila ada.
• Tambah Baris Manual untuk komponen lain, misalnya sisa gaji bulan berjalan atau uang pisah.
• Isi Tanggal Dibayar dan catatan setelah settlement dibayarkan.

#Kirim ke slip gaji

Pilih Bulan Gaji dan Tahun Gaji (bawaan bulan hari terakhir bekerja), lalu klik Kirim ke Slip Gaji. Setiap baris settlement dibuat sebagai bonus atau potongan karyawan itu pada periode tersebut, sehingga ikut terhitung di slip gaji terakhirnya tanpa diketik ulang. Rincian exit lalu bertanda Terkirim ke slip gaji.

Bila baris settlement diubah sesudahnya, klik Kirim Ulang ke Slip Gaji: bonus/potongan lama dari exit ini diganti. Kirim ulang ditolak bila slip gaji periode itu sudah memakai bonus/potongan tersebut.

Saat exit diselesaikan dan ada baris pesangon, catatan pesangonnya ikut dibuat di menu Pesangon: berstatus dibayar lewat slip gaji bila settlement sudah dikirim ke slip, selain itu disetujui, dibayar langsung. Pesangon tidak dibayar dua kali.

#Menyelesaikan

Klik Selesaikan Exit. Sistem menolak bila masih ada butir clearance yang menunggu, atau bila hari terakhir bekerja belum lewat. Setelah selesai:

• status karyawan menjadi Resigned, atau Terminated untuk PHK, beserta tanggal dan alasan keluarnya;
• login karyawan dinonaktifkan dan sesi aplikasinya dihapus (bisa dimatikan di Pengaturan Exit);
• klik Cetak untuk Formulir Clearance & Final Settlement yang ditandatangani karyawan, atasan, dan HR.

#Surat Keterangan Kerja (paklaring)

Pada exit yang sudah selesai, klik Surat Keterangan Kerja. Caranya sama dengan surat SP: pilih template, klik Buat Surat (nomor surat otomatis, mis. 001/SKK/HRD/XI/2026), sunting bila perlu, Tandatangani surat, lalu Cetak atau Unduh PDF.

Aplikasi Snoba HRIS

Template bawaan Surat Keterangan Kerja (Paklaring) memakai tag nama, nomor induk, jabatan terakhir, departemen, tanggal masuk, hari terakhir, lama bekerja, dan alasan berhenti (permintaan sendiri, berakhirnya masa kontrak kerja, dan sebagainya). Template dan format nomornya diatur di Manajemen Siklus Karyawan → Template Surat.

#Pengaturan Exit

Manajemen Siklus Karyawan → Pengaturan Exit berisi:

• template checklist clearance (nama butir, penanggung jawab, pemeriksaan otomatis, urutan, aktif);
• daftar pertanyaan exit interview untuk wawancara langsung (satu per baris);
• Formulir exit interview yang diisi sendiri (lihat Exit interview);
• Nonaktifkan login karyawan saat exit selesai;
• Pengunduran diri wajib disetujui atasan langsung, beserta info masa pemberitahuan perusahaan saat ini.

Aplikasi Snoba HRIS

Mengubah template tidak mengubah checklist exit yang sudah berjalan.

#Hak akses

Exit punya izin sendiri di Hak Akses, fitur Exit Karyawan, terpisah dari Siklus Karyawan (kontrak & SP):

Atasan langsung tidak memerlukan izin ini untuk menyetujui dan memberi komentar atas resign bawahannya.