Menambah & Mengubah Karyawan
Mengisi formulir karyawan, dari data kepegawaian dan lokasi absen sampai rekening gaji dan status PTKP.
Klik Tambahkan Karyawan baru di daftar karyawan. Karyawan baru otomatis mendapat akun untuk masuk ke aplikasi mobile. Formulirnya dibagi menjadi beberapa tab. Tab Ringkasan wajib diisi, sisanya boleh dilengkapi belakangan.
Tab Ringkasan
| Kolom | Keterangan |
|---|---|
| Nama Depan, Nama Belakang | Nama lengkap tersusun otomatis. |
| Tanggal Lahir, Tanggal Bergabung | Wajib. Tanggal bergabung dipakai untuk masa kerja, THR, dan pesangon. |
| Status | Aktif, Tidak Aktif, Mengundurkan Diri, atau Dihentikan. |
| Kata Sandi | Kata sandi awal untuk masuk ke aplikasi mobile dan portal karyawan. Saat mengedit, biarkan kosong bila tidak ingin mengubahnya. |
| Departemen, Tipe Kontrak, Jabatan | Diambil dari data organisasi dan tipe karyawan. |
| Melapor Ke | Atasan langsung. Dipakai oleh penyetuju jenis Atasan langsung dan bagan organisasi. |
| Cabang | Unit kerja untuk laporan dan filter. |
| Lokasi Absensi | Titik geofence tempat karyawan boleh absen. Bisa lebih dari satu. |
Lokasi Absensi berbeda dengan Cabang
Radius absen dihitung dari Lokasi Absensi, bukan dari cabang. Bila kewajiban absen di dalam radius aktif, karyawan tanpa lokasi absensi tidak bisa absen sama sekali.
Tab Kehadiran & Cuti
Menentukan Shift Default karyawan. Penyetuju cuti, lembur, dan pengajuan shift tidak diatur per karyawan, tetapi lewat aturan penyetuju di Setup HR; tab ini menyediakan tautan ke sana.
Tab Detail Pribadi
Berisi data yang dibutuhkan penggajian:
- Status Pernikahan, Golongan Darah, Latar Belakang Keluarga, Detail Kesehatan.
- No. BPJS Kesehatan dan No. BPJS Ketenagakerjaan.
- Rekening Pembayaran Gaji: nama bank, nomor rekening, dan atas nama. Tulis nama persis seperti di buku tabungan, karena nama yang berbeda membuat transfer ditolak bank.
- Nomor NPWP dan Status PTKP (TK/0 sampai K/3) untuk PPh 21. Karyawan tanpa NPWP dipotong 20% lebih tinggi.
Tab lainnya
- Alamat & Kontak: alamat saat ini dan alamat tetap, telepon, email pribadi, dan kontak darurat.
- Profil: bio, riwayat pendidikan, pengalaman kerja, dan riwayat internal (promosi atau mutasi departemen dan jabatan).
- Bergabung: tanggal penawaran, konfirmasi, dan pensiun, masa pemberitahuan, serta data keluar (surat resign, tanggal berhenti, wawancara keluar, alasan, dan umpan balik).
- Koneksi (saat mengedit): ringkasan data yang terhubung dengan karyawan ini.
Mengatur gaji karyawan
Nominal gaji tidak diisi di formulir karyawan. Gaji diatur di Smart Payroll → Struktur & Paket Gaji → Tetapkan ke Karyawan, termasuk jenis bayaran (bulanan, harian, per jam, per shift, atau gabungan) dan tarifnya. Lihat Struktur & Komponen Gaji.