Pembelian Aset
Permintaan barang baru dari pengajuan sampai menjadi aset: persetujuan Owner/GM, PO, penerimaan, registrasi.
Buka Aset → Pembelian Aset. Alurnya mengikuti SOP pembelian aset:
- Diajukan oleh manager, chef, atau PIC.
- Disetujui Owner/GM, atau dikembalikan untuk revisi, atau ditolak.
- PO dicatat purchasing.
- Diterima setelah barang dicocokkan receiving.
- Terdaftar sebagai aset oleh admin aset, dalam batas hari kerja di Pengaturan (bawaan H+1).
- Serah terima dikonfirmasi PIC outlet. Permintaan selesai.
Saringan Status di atas tabel memilih daftar yang tampil. Perlu tindakan saya menampilkan yang menunggu Anda: Owner/GM melihat permintaan yang menunggu persetujuan, purchasing melihat yang menunggu PO atau penerimaan, dan admin aset melihat yang menunggu registrasi. Peminta hanya melihat Pengajuan saya. Tiap langkah mengirim kabar ke peran berikutnya.
1. Mengajukan
Klik Ajukan Pembelian dan lengkapi:
- nama/kode barang, kategori, dan kelas (Satuan: 1 kode per unit; Kelompok: 1 kode per jenis);
- merek/model, ukuran/kapasitas/spesifikasi, jumlah, dan perkiraan harga per unit;
- vendor bila ada, lokasi tujuan, urgensi, dan alasan kebutuhan;
- foto atau referensi produk (gambar/PDF) dan tautan referensi.
2. Keputusan Owner / GM
Di rincian permintaan, Owner/GM memilih Setujui, Minta revisi, atau Tolak. Revisi dan tolak wajib disertai catatan. Pengajuan yang diminta revisi kembali ke peminta untuk diperbaiki lalu dikirim ulang.
3. Pemesanan (PO)
Purchasing mengisi No. PO (atau nomor invoice) dari sistem pembelian perusahaan, tanggal PO, vendor, harga final per unit, spesifikasi final, dan boleh melampirkan invoice.
Persetujuan ulang otomatis
Bila harga final melebihi perkiraan lebih dari batas di Pengaturan (bawaan 10%), atau Spesifikasi berbeda dari yang disetujui dicentang, permintaan kembali ke Owner/GM bertanda Persetujuan ulang. Setelah disetujui lagi, permintaan langsung berstatus dipesan.
4. Penerimaan barang
Receiving mengisi jumlah diterima dan mencentang pemeriksaan: jumlah sesuai PO, kondisi baik, merek/model sesuai, nomor seri dicatat, dan kelengkapan (aksesori, manual, garansi). Lampirkan foto barang dan nameplate.
- Semua dicentang: status Diterima · Menunggu Registrasi, dan admin aset dikabari beserta batas registrasinya.
- Ada yang tidak sesuai: wajib diberi catatan, status Tidak Sesuai, untuk retur atau penyelesaian dengan pemasok. Penerimaan bisa diisi ulang setelah beres.
5. Mendaftarkan sebagai aset
Admin aset membuka permintaan dan mengisi panel Daftarkan sebagai aset: nama, kategori, lokasi, PIC (wajib), lalu klik Daftarkan.
- Satuan: satu aset dibuat untuk setiap unit, dengan nomor seri masing-masing dan kode otomatis. Harga final, No. PO, dan pemasok terisi dari permintaan.
- Kelompok: pilih Barang baru, atau tambahkan ke barang sejenis yang sudah ada di outlet itu. Jumlahnya bertambah dan tercatat sebagai pembelian, sehingga ikut stock opname.
Registrasi yang melewati batasnya ditandai Registrasi terlambat.
6. Serah terima
Semua aset yang didaftarkan menunggu konfirmasi PIC di Serah Terima. Setelah semua dikonfirmasi, permintaan berstatus Serah Terima Selesai.
Membatalkan permintaan
Buka rincian permintaan lalu klik tautan merah Batalkan permintaan di bawah panel kanan, kemudian konfirmasi.
- Peminta bisa membatalkan pengajuannya sendiri selama masih Diajukan atau Revisi.
- Owner/GM dan purchasing/receiving bisa membatalkan sampai barang diterima, termasuk yang berstatus Tidak Sesuai.
- Permintaan yang sudah Terdaftar sebagai aset tidak bisa dibatalkan. Bila barangnya dikembalikan ke pemasok, catat lewat Ubah status pada aset tersebut.