Impor dari Excel
Mendata banyak barang sekaligus dengan template, diperiksa dulu sebelum disimpan.
Barang yang sudah ada didata lewat template Excel, lalu diunggah di Setup Aset → Impor Aset (izin Buat).
1. Unduh dan isi template
Klik Unduh Template-Import-Aset.xlsx. Template yang diunduh sudah berisi data yang ada di aplikasi: outlet (termasuk cabang HRIS yang belum dipakai), lokasi, kategori, vendor, dan staf aktif. Tambahkan yang belum ada di baris kosong berikutnya. Tab Petunjuk menjelaskan cara mengisi. Urutannya:
- Outlet: nama usaha, outlet, dan kode outlet.
- Lokasi: ruang di tiap outlet.
- Kategori: sudah ada usulan untuk usaha F&B beserta kodenya; ubah sesuai kebutuhan.
- Vendor dan Staf (pembeli, PIC, teknisi). Kolom Peran di tab Staf hanya keterangan; hak akses tetap diatur di aplikasi.
- Aset: satu baris per barang (Satuan) atau per jenis barang di satu lokasi (Kelompok). Tab Contoh memperlihatkan pengisiannya.
Pilihan di kolom berdropdown diambil dari tab master, jadi isi tab master dulu. Judul kolom oranye wajib diisi; selebihnya boleh kosong. Untuk barang lama yang datanya belum pasti, pilih Status Data = Perlu Verifikasi dan Kondisi = Belum Dicek. Jangan menebak merek, nomor seri, atau harga.
Kolom aset mencakup kode, nama, kategori, kelas, jumlah, lokasi, posisi pasang, kondisi, status data, merek, tipe, nomor seri, kapasitas, daya listrik, kebutuhan gas/air, dimensi, tanggal beli, harga, No. PO / invoice, pemasok, pembeli, PIC, garansi, tanggal instalasi, interval perawatan, perawatan terakhir, vendor servis, dan catatan.
Kode Aset boleh kosong
Kosongkan kolom Kode Aset: kodenya dibuat saat impor dari kode outlet dan kode kategori. Isi hanya bila barang sudah punya kode atau stiker lama.
2. Periksa
Pilih berkasnya lalu klik Periksa berkas. Pemeriksaan tidak menyimpan apa pun. Bila ada yang salah, semua baris bermasalah ditampilkan sekaligus lengkap dengan alasannya. Satu galat saja membatalkan seluruh berkas, supaya data tidak masuk setengah-setengah.
Bila lolos, hasilnya menunjukkan jumlah baris tiap tab dan berapa aset yang akan diberi kode otomatis.
3. Simpan dan unduh berkas berkode
Klik Simpan. Setelah tersimpan, klik Unduh berkas dengan kode: isinya sama dengan berkas Anda, tetapi kolom Kode Aset sudah terisi kode yang baru dibuat.
Pakai berkas berkode untuk pengiriman berikutnya
Impor boleh diulang: baris dengan Kode Aset yang sudah ada diperbarui, tidak digandakan, dan sel kosong tidak menghapus isian yang sudah tersimpan. Baris tanpa kode selalu dianggap barang baru. Jadi lanjutkan pengisian dari berkas berkode, jangan dari berkas lama. Bila berkas lama terlanjur diunggah ulang, pemeriksaan menampilkan peringatan untuk baris yang tampaknya sudah pernah diimpor.
Berkas template versi lama (v1) yang sudah terisi tetap bisa diimpor.