Alur Penggajian

Smart Payroll menghitung gaji dari data yang sudah ada di sistem. Tidak ada angka yang diketik ulang. Pahami halaman ini sekali, supaya tahu harus memperbaiki di mana bila ada angka yang terasa keliru.

#Sumber angka di slip gaji

#Skema Penggajian

Skema penggajian mengatur cara sekelompok karyawan digaji, termasuk frekuensi dan komponen yang berlaku. Satu perusahaan bisa memakai beberapa skema yang berbeda (misalnya staf outlet dibayar mingguan tanpa BPJS, staf kantor dibayar bulanan dengan BPJS).

Karyawan tanpa skema atau dengan skema nonaktif akan memakai skema bawaan Bulanan. Skema bawaan berisi semua karyawan yang tidak masuk skema lain. Untuk memindahkan karyawan, buka skema tujuannya.

#Membuat dan Menetapkan Skema

1. Buka Smart Payroll → Manajemen Penggajian → Skema Penggajian.
2. Klik Skema Baru, isi nama dan pilih frekuensi: Bulanan dengan Tanggal cut off (kosongkan untuk ikut pengaturan umum; ada pilihan Tanggal 1 s/d akhir bulan). Mingguan dengan Panjang periode (Tiap minggu / Tiap 2–4 minggu) dan Hari pertama salah satu periode (tanggal patokan). Contohnya, jika periode dihitung tiap Senin–Minggu, masukkan salah satu tanggal yang jatuh pada hari Senin sebagai tanggal patokan (mis. 1 Januari 2024).
3. Tentukan komponen: Semua komponen aktif. Komponen terpilih dengan Nilai khusus skema ini. Gaji pokok, upah harian/per jam, dan lembur selalu dari data gaji karyawan. Nilai tetap di skema ini berlaku per periode skema. Bila menggunakan komponen "terpilih", PPh 21 hanya dipotong bila komponen PPH21 ikut dicentang.
4. Bagian Anggota memakai daftar pilih Pilih karyawan, ditambah pintasan Tambah semua dari cabang... dan Tambah semua dari kelompok.... Satu karyawan hanya di satu skema. Memilih anggota skema lain (nama skemanya tampil di samping nama) memindahkannya ke sini; yang dilepas kembali ke skema bawaan.

#Periode Penutup Bulan (Skema Mingguan)

Untuk skema mingguan (dibayar per 1–4 minggu), periode terakhir yang berakhir di suatu bulan disebut periode penutup bulan (ditandai label Penutup bulan di daftar run). Pada run gaji ini, sistem mengambil komponen yang bersifat bulanan:

• BPJS (dihitung atas upah sebulan penuh)
• PPh 21 (atas penghasilan sebulan dikurangi yang sudah dipotong di slip sebelumnya)
• Tambahan gaji (THR, cicilan kasbon, bonus)
• Tunjangan tetap berulang

Contoh sederhana: jika gaji mingguan Rp1.000.000 dan potongan BPJS sebulan Rp150.000. Pada minggu pertama sampai ketiga gaji yang diterima utuh Rp1.000.000, lalu pada minggu penutup bulan potongannya masuk sehingga gaji bersih Rp850.000. PPh 21 bulanan juga dipotong di periode itu (contoh angka ini sengaja tanpa PPh 21).

#Periode gaji mengikuti cut-off (Skema Bulanan)

Periode tidak harus satu bulan kalender. Dengan tanggal cut-off 25, gaji Agustus mencakup absensi 26 Juli – 25 Agustus. Atur di Pengaturan Penggajian → Siklus & Periode Gaji.

#Tahapan satu periode

1. Siapkan data: pengajuan disetujui, absensi yang ditandai ditinjau, bonus dan potongan dicatat.
2. Proses: klik Proses Gaji Baru lalu pilih Skema Gaji beserta periodenya (satu run = satu skema + satu periode). Sistem menghitung slip semua karyawan aktif pada skema tersebut. Status: Menunggu Persetujuan. Bila total potongan pada satu periode melebihi jumlah upah karyawan, sisa kekurangan tersebut otomatis dibawa ke periode berikutnya dan muncul di slip sebagai komponen Sisa potongan periode yang berakhir %s.
3. Periksa: buka detail run, cek presensi dan nominal per karyawan. Bila satu orang keliru, perbaiki datanya lalu terbitkan ulang slip orang itu saja.
4. Setujui: penyetuju run gaji menekan setuju. Status: Disetujui. Bila ditolak, run kembali menjadi draft untuk diperbaiki.
5. Bayar: transfer gaji, lalu klik Tandai Lunas.
6. Bagikan & laporkan: slip tersedia di aplikasi karyawan (bisa juga dikirim lewat email), lalu ekspor e-Bupot PPh 21.