Permintaan Bergabung (Akun Snoba)
Karyawan mendaftar sendiri lewat aplikasi, HR meninjau dan menyetujui, atau mengundang lewat kode.
Akun Snoba adalah akun pribadi karyawan yang berlaku lintas perusahaan. Karyawan membuatnya sendiri di aplikasi, mengisi profilnya sekali (data diri, alamat, dokumen, rekening), lalu meminta bergabung ke perusahaan Anda. HR tidak perlu lagi mengetik ulang data karyawan atau membuatkan email untuknya.
Cara lama tetap berlaku: HR masih bisa menambah karyawan sendiri, dan karyawan tetap bisa masuk aplikasi dengan kode perusahaan.
Buka Data Karyawan → Permintaan Bergabung. Angka di menu menunjukkan jumlah permintaan yang menunggu keputusan. Halaman ini punya tiga tab.
Tab Permintaan
Berisi orang yang meminta bergabung dan menunggu keputusan. Kolom Lewat menjelaskan asalnya: Kode perusahaan (karyawan mengetik kode perusahaan Anda), Undangan (memakai kode undangan dari HR), atau Undangan klaim (menautkan akun ke data karyawan yang sudah ada). Kolom Data wajib berwarna merah bila ada data yang Anda wajibkan tetapi tidak dibagikan.
Klik Tinjau untuk membuka rinciannya:
- Data yang dibagikan: hanya data yang disetujui karyawan untuk diterima perusahaan Anda. Data sensitif (NIK, NPWP, BPJS, rekening, kesehatan) disamarkan; klik Tampilkan bila perlu melihatnya.
- Setujui: pilih Cabang, Departemen, Jabatan, Jenis kepegawaian, Tanggal bergabung, dan Atasan langsung, lalu klik Setujui & buat karyawan. Sistem membuat data karyawan baru dari profilnya dan membuka halaman karyawan itu supaya Anda bisa melengkapi data kepegawaian (gaji, jadwal, dan lain-lain).
- Tolak: klik Tolak permintaan dan tulis alasannya (minimal 5 karakter). Alasan ini terlihat oleh orang tersebut di aplikasinya.
Bila email orang itu sudah dipakai karyawan lain di perusahaan Anda, sistem tidak membuat data ganda. Halaman Tinjau menampilkan peringatan dan tombol Tautkan ke … untuk menautkan akunnya ke karyawan tersebut bila memang orang yang sama.
Tab Pembaruan Data
Karyawan yang bergabung lewat Akun Snoba dapat mengirim perubahan data dirinya dari aplikasi. Setiap kiriman akan muncul di tab Pembaruan Data (angka di tab dan di lencana menu ikut bertambah).
Tabel pembaruan memiliki kolom Dikirim dan Data yang berubah:
- Ketuk Tinjau untuk memeriksa. Tabel menampilkan Tersimpan sekarang (data di perusahaan) dan Data baru (dari Akun Snoba). Data sensitif disamarkan; ketuk Tampilkan untuk melihatnya. Label sudah sama menandakan tidak ada yang perlu diubah; akan dikosongkan berarti karyawan menghapus data itu.
- Centang data yang ingin dipakai lalu ketuk Terapkan yang dicentang; data yang tidak dicentang tetap seperti sekarang. Sesudahnya halaman profil karyawan terbuka.
- Opsi Tolak pembaruan wajib disertai alasan (minimal 5 karakter); alasannya tampil di aplikasi karyawan dan data karyawan tidak berubah.
- Menerapkan atau menolak pembaruan butuh izin ubah (edit) Data Karyawan.
- Kiriman berikutnya dari karyawan yang sama digabung ke pembaruan yang masih menunggu, jadi HR cukup meninjau sekali.
| Data | Disimpan ke |
|---|---|
| Nama lengkap | nama staf (nama depan & belakang) |
| Telepon | nomor telepon staf |
| Data lain | kolom yang sama di profil karyawan |
Tab Tautan Undangan
Undangan memudahkan karyawan bergabung tanpa mengetik kode perusahaan. Klik Buat tautan undangan, lalu atur:
| Pilihan | Keterangan |
|---|---|
| Masa berlaku | 7, 30, atau 90 hari, atau tanpa batas waktu. |
| Untuk karyawan yang sudah ada | Kosongkan untuk karyawan baru. Pilih nama karyawan untuk membuat undangan klaim: akun penerima ditautkan ke data karyawan itu, bukan dibuatkan data baru. Cocok untuk karyawan lama dan hasil migrasi. Undangan klaim hanya bisa dipakai sekali. |
| Batas pemakaian | Berapa orang boleh memakai kode yang sama. Kosongkan untuk tanpa batas. |
| Langsung diterima tanpa persetujuan HR | Khusus admin, bawaannya mati. Siapa pun yang memegang kode langsung menjadi karyawan, jadi pakai hanya untuk kelompok yang Anda percaya dan batasi pemakaiannya. |
Sesudah dibuat, sistem menampilkan kode undangan dan pesan siap kirim berisi langkah-langkah untuk karyawan. Klik Salin pesan lalu kirim lewat WhatsApp atau email. Kode hanya ditampilkan sekali; bila hilang, buat undangan baru. Undangan yang tidak dipakai lagi bisa dihentikan dengan Cabut.
Tab Pengaturan
Centang data yang wajib dibagikan karyawan saat meminta bergabung (bawaannya: telepon, tanggal lahir, dan NIK). Karyawan tidak bisa mengirim permintaan sebelum data wajib itu terisi di profilnya. Data lain tetap boleh mereka bagikan secara sukarela.
Data kesehatan termasuk data pribadi yang bersifat spesifik menurut UU Pelindungan Data Pribadi. Wajibkan hanya bila memang diperlukan untuk pekerjaan.
Keamanan data
- HR hanya melihat permintaan ke perusahaannya sendiri, dan hanya data yang disetujui karyawan untuk dibagikan.
- Data sensitif di Akun Snoba disimpan terenkripsi.
- Kode undangan tidak disimpan dalam bentuk asli, sehingga tidak bisa dilihat lagi sesudah ditutup.
- Menyetujui atau menolak butuh hak Buat pada fitur Karyawan (atur di Setup HR → Hak Akses, lihat hak akses). Mengubah data wajib butuh hak Ubah.