Data Master & Kode Aset
Usaha & outlet, lokasi, kategori, vendor, dan format kode yang tercetak di label QR.
Data master ada di menu Setup Aset: Usaha & Outlet, Lokasi / Ruang, Kategori, dan Vendor / Pemasok. Kotak ringkasan di atas halaman juga berfungsi sebagai pindahan antar-isi. Halaman ini untuk GA (izin Ubah & setujui).
| Tab | Isi |
|---|---|
| Usaha & Outlet | Nama usaha, nama outlet/cabang, kode outlet (1-6 huruf, mis. RCK), dan alamat. Usaha yang hanya punya satu tempat cukup diisi nama usahanya. |
| Lokasi / Ruang | Ruang di tiap outlet: Dapur, Area Produksi, Ruang Makan, Gudang, dan seterusnya. |
| Kategori | Nama, kode kategori (mis. BAK), jenis, dan interval perawatan rutin (mis. AC tiap 3 bulan). |
| Vendor / Pemasok | Toko atau jasa servis, kontak, dan nomor telepon. Tabelnya juga menunjukkan jumlah pekerjaan dan total biaya servis tiap vendor. |
Kode outlet dan kode kategori boleh dikosongkan saat menambah; sistem membuatnya dari nama dan bisa Anda ubah. Data master yang sudah dipakai aset tidak bisa dihapus.
Memakai cabang dari HRIS
Cabang yang sudah dibuat di Setup HR → Cabang (Lokasi Absen) tidak perlu diketik ulang. Di Usaha & Outlet, cabang yang belum dipakai tampil di kotak biru:
- Periksa Usaha: bawaannya nama perusahaan, bisa diganti (mis. nama brand).
- Klik Pakai di cabang yang diinginkan, atau Pakai semua.
Outlet dari HRIS bertanda HRIS. Nama dan alamatnya selalu mengikuti data cabang di HRIS, jadi diubah dari Setup HR. Kode outlet diambil dari kode cabang bila tersedia dan belum dipakai; selebihnya dibuat dari nama.
Klik Tambah Outlet di Luar HRIS hanya untuk tempat yang bukan cabang HRIS, misalnya gudang yang dikelola pihak luar atau usaha lain dalam grup yang karyawannya tidak di HRIS ini.
Menambah dari formulir
Di formulir aset dan pembelian, dropdown Vendor, Kategori, dan Lokasi punya tombol + di sebelahnya. Klik untuk menambah pilihan baru tanpa meninggalkan formulir; pilihan baru langsung terpilih.
Jenis barang
| Jenis | Contoh | Cara mencatat |
|---|---|---|
| Peralatan & Mesin | Oven, chiller, mixer, AC, mesin kasir | Satu kode per unit: 3 chiller = 3 aset. Ada nomor seri, garansi, dan jadwal servis. |
| Furnitur & Interior | Meja, kursi, rak, dekorasi | Per unit, atau per kelompok bila banyak dan sejenis. |
| Utensil Operasional | Piring, gelas, cutlery, loyang | Satu kode per jenis barang di satu lokasi (100 piring = 1 aset berjumlah 100). Jumlahnya dicek lewat stock opname. |
Aset Satuan selalu berjumlah 1. Aset Kelompok punya jumlah dan satuan hitung (pcs, set, lusin).
Format kode aset
Kode dibuat otomatis saat aset ditambahkan atau diimpor tanpa kode, lalu tercetak di label QR. Formatnya diatur di Setup Aset → Pengaturan.
Penanda yang bisa dipakai di pola:
| Penanda | Diganti dengan |
|---|---|
{PREFIKS} | Prefiks perusahaan, mis. ABC |
{OUTLET} | Kode outlet lokasi barang, mis. BKP |
{KATEGORI} | Kode kategori, mis. BAK |
{NO} | Nomor urut, berjalan terpisah untuk tiap kombinasi |
Bawaannya {PREFIKS}-{OUTLET}-{KATEGORI}-{NO} untuk peralatan dan furnitur (mis. ABC-BKP-BAK-0001), dan UT-{OUTLET}-{NO} untuk utensil (mis. UT-RCK-0001).
Kode tidak berubah setelah dicetak
Mengubah format hanya berlaku untuk kode baru. Kode aset yang sudah ada tidak ikut berubah, termasuk saat barangnya dipindah ke outlet lain, supaya stiker yang sudah ditempel tetap berlaku.
Aturan pembelian
Bagian Pembelian di halaman Pengaturan:
| Pengaturan | Bawaan | Arti |
|---|---|---|
| Nama sistem pembelian | kosong | Bila nomor PO berasal dari aplikasi lain (mis. aplikasi akuntansi), tulis namanya. Label kolom PO menjadi No. PO / invoice (nama itu). |
| Batas kenaikan harga | 10% | Harga final di atas perkiraan lebih dari batas ini dikirim ulang ke Owner/GM. Isi 0 agar setiap kenaikan perlu persetujuan ulang. |
| Batas registrasi aset | 1 hari kerja | Batas waktu admin aset mendaftarkan barang setelah diterima. |