Kandidat & Seleksi
Lamaran dari halaman karir atau ditambah manual, tahap seleksi, tes asesmen, interview dan penilaian, offering dengan persetujuan, sampai dijadikan karyawan.
Rekrutmen → Kandidat berisi semua lamaran. Kartu di atas menyaring per tahap; dropdown Lowongan menyaring per lowongan.
Tahap seleksi
| Tahap | Isi |
|---|---|
| Melamar | Lamaran baru, dari halaman karir atau ditambahkan HR. |
| Seleksi Administrasi | Pemeriksaan berkas dan CV. |
| Asesmen | Tes lewat Formulir & Tes. |
| Interview | Satu atau beberapa interview beserta penilaiannya. |
| Offering | Penawaran kerja dibuat, disetujui, lalu dijawab kandidat. |
| Diterima | Kandidat sudah dijadikan karyawan. |
Kandidat juga bisa Ditolak (alasan wajib) atau Mengundurkan Diri. Pindah Tahap memindahkan ke tahap aktif mana pun, maju atau mundur; Buka Lagi mengembalikan kandidat yang ditolak ke tahap terakhirnya. Mengirim tes, menjadwalkan interview, dan membuat offering otomatis menaikkan tahap bila kandidat masih di tahap sebelumnya. Semua perubahan tercatat di Riwayat & Catatan, tempat tim juga bisa menulis catatan.
Menambah kandidat manual
Untuk pelamar yang datang langsung, lewat referensi karyawan, portal lowongan, atau agen: klik Tambah Kandidat, pilih lowongan dan Sumber, lalu isi nama, kontak, pendidikan, pengalaman, dan CV (PDF, JPG, atau PNG, maks. 5 MB). Kandidat dengan email atau nomor HP yang sama dipakai lagi, jadi satu orang yang melamar beberapa lowongan tetap satu profil (lihat Lamaran Lain di profilnya).
Rincian kandidat
Kolom kanan berisi Profil Kandidat (bisa diubah lewat Edit, termasuk ganti CV) dan tombol Lihat CV. CV hanya bisa dibuka staf berizin Rekrutmen dan pewawancara kandidat itu; alamat berkasnya tidak bisa dibuka langsung.
Asesmen
Bila lowongan memakai Formulir Tes, klik Kirim Tes. Kandidat mendapat tautan tes pribadi (dikirim ke email bila email kandidat dinyalakan; tautannya juga tampil untuk disalin ke WhatsApp). Status tes, nilai, lulus/belum lulus, dan Lihat Jawaban tampil di panel ini. Penilaian soal esai dilakukan di Formulir & Tes seperti biasa.
Tinjauan tes oleh Penilai Teknis
Bila lowongan punya Penilai Teknis, setiap kali kandidat mengirim tes, penilai diberi tahu dan tesnya masuk ke menu Tinjauan Tes Saya. Penilai tidak perlu izin Rekrutmen dan tidak melihat gaji maupun offering.
Di halaman tinjauan, penilai melihat nilai otomatis, semua jawaban kandidat beserta kunci atau contoh jawaban, profil singkat kandidat, CV, dan skill wajib lowongan. Soal bertanda Dinilai manual (esai, kode) diberi poin lalu Simpan Nilai Soal; nilai tes dihitung ulang. Soal yang dinilai otomatis juga bisa dikoreksi, misalnya bila maksud jawaban kandidat benar tetapi salah ketik: klik Koreksi nilai soal ini, isi poin dan catatan, lalu Simpan Nilai Soal (cara lengkapnya di Formulir & Tes → Mengoreksi soal yang dinilai otomatis). Setelah itu penilai mengisi Penilaian Saya: nilai 1–5 per kriteria tinjauan tes (diatur di Pengaturan Rekrutmen), rekomendasi (Lanjutkan, Pertimbangkan, Tolak), kelebihan, dan catatan.
Penilaiannya tampil di rincian kandidat bertanda Tinjauan Tes, dan ikut dihitung dalam nilai kandidat (bintang).
Interview
Jadwalkan Interview: waktu, durasi, cara (Tatap muka, Online, Telepon), tempat atau tautan rapat, dan Pewawancara (boleh lebih dari satu). Pewawancara mendapat notifikasi. Bila email kandidat dinyalakan, centang Kirim undangan interview untuk mengirim undangan. Interview yang masih terjadwal bisa diubah atau ditandai Selesai, Tidak hadir, atau Batalkan.
Penilaian pewawancara
Pewawancara membuka Rekrutmen → Interview (atau tautan di notifikasi) lalu Beri Penilaian: nilai 1–5 per kriteria, Rekomendasi (Terima, Pertimbangkan, Tolak), Kelebihan, dan Catatan / Kekurangan. Pewawancara yang tidak punya izin Rekrutmen tetap bisa menilai dan melihat profil kandidat yang ia wawancarai, lewat menu Interview Saya; ia tidak melihat offering dan gaji yang diharapkan.
Nilai tiap pewawancara adalah rata-rata kriteria yang diisi. Nilai kandidat (bintang) adalah rata-rata semua penilaian. Panel Penilaian Pewawancara di rincian kandidat menampilkan semua penilaian beserta ringkasan rekomendasinya.
Offering
Klik Buat Offering: penempatan (terisi dari lowongan), jenis kepegawaian, Gaji Pokok per Bulan, Tanggal Mulai Kerja (wajib), masa percobaan, Berlaku Sampai, tunjangan & fasilitas, dan ketentuan lain. Satu kandidat hanya punya satu offering yang berjalan.
| Status offering | Tindakan |
|---|---|
| Menunggu Persetujuan | Penyetuju Rekrutmen: Setujui atau Tolak Offering. Pembuatnya diberi tahu. Bila persetujuan dimatikan di Pengaturan, offering langsung Disetujui. |
| Disetujui | Cetak Surat Penawaran untuk diserahkan ke kandidat, lalu catat jawabannya: Kandidat Menerima atau Kandidat Menolak. |
| Diterima Kandidat | Jadikan Karyawan. |
Offering yang belum dijawab bisa dibatalkan. Bila kandidat menolak, buat offering baru atau tolak kandidatnya.
Jadikan karyawan
Jadikan Karyawan membuat karyawan baru di Data Karyawan dari profil kandidat dan offering: nama, kontak, tanggal lahir, jenis kelamin, alamat, departemen, jabatan, cabang, jenis kepegawaian, tanggal masuk (= tanggal mulai kerja), tanggal offering, dan gaji pokok. Isi Email Login Karyawan (bawaannya email kandidat; tidak boleh sudah dipakai staf lain) dan, bila perlu, Nomor Karyawan (kosongkan untuk nomor otomatis). Sesudahnya halaman data karyawan terbuka untuk dilengkapi (NIK, rekening, BPJS, shift, dan lainnya).
Sekaligus:
- lamaran menjadi Diterima;
- permintaan tenaga kerja asal lowongan bertambah satu orang terpenuhi;
- lowongan otomatis Ditutup bila jumlah dibutuhkan sudah terpenuhi.
- onboarding karyawan baru itu dimulai otomatis (bila pilihannya menyala di Templat Onboarding).
Langkah ini perlu izin Buat di Data Karyawan.
Email ke kandidat
Bila Kirim email ke kandidat menyala di Pengaturan Rekrutmen, kandidat menerima email dari pengaturan email perusahaan:
- lamaran diterima, otomatis saat melamar dari halaman karir;
- tautan tes, otomatis saat Kirim Tes;
- undangan interview, bila dicentang saat menjadwalkan;
- pemberitahuan penolakan, bila dicentang saat menolak.
Setiap email tercatat di riwayat kandidat, termasuk bila gagal terkirim.
Hak akses
Fitur Rekrutmen di Hak Akses: Lihat (lowongan dan kandidat), Buat / Ubah (lowongan, kandidat, tahap, interview, offering, pengaturan), Hapus (lowongan tanpa pelamar), dan Setujui (persetujuan offering). Staf yang ditunjuk sebagai pewawancara tidak memerlukan izin apa pun untuk menilai.