Penyetuju (Alur Persetujuan)
Menentukan siapa yang menyetujui setiap jenis pengajuan, per divisi, jabatan, cabang, atau seluruh karyawan.
Setup HR → Penyetuju menentukan kepada siapa pengajuan karyawan dikirim. Aturan berlaku untuk cuti, cuti pengganti, lembur, koreksi absen, tukar shift, klaim uang (reimbursement, kasbon, tunjangan), pengajuan pengeluaran, pesangon, dan run gaji.
Cara aturan dipilih
Setiap aturan punya Jenis Pengajuan dan cakupan Berlaku Untuk: Semua Karyawan, Cabang, Divisi, atau Jabatan. Bila beberapa aturan cocok untuk satu pengaju, yang paling spesifik yang dipakai:
- Jabatan pengaju, lalu
- Divisi pengaju, lalu
- Cabang pengaju, lalu
- aturan Semua Karyawan.
Selama belum ada aturan yang cocok, pemberitahuan dikirim ke semua staf yang berhak memutuskan.
Jenis penyetuju
| Jenis | Artinya |
|---|---|
| Atasan langsung | Mengikuti kolom Melapor Ke pada data karyawan yang mengajukan, tidak menunjuk orang tertentu. |
| Jabatan | Siapa pun dengan jabatan tersebut di divisi pengaju, bukan se-perusahaan. |
| Jabatan (lintas divisi) | Siapa pun dengan jabatan tersebut di seluruh perusahaan. Cocok untuk jabatan yang melayani semua divisi, misalnya staf keuangan. |
| Bagian keuangan | Otomatis: staf yang memegang izin Setujui penggajian (lihat Hak Akses). Bila belum ada seorang pun, admin. |
| Orang tertentu | Staf yang dipilih langsung. |
Pengaju tidak pernah menjadi penyetuju pengajuannya sendiri, walau ia termasuk dalam jenis penyetuju yang dipilih.
Satu aturan bisa berisi beberapa langkah. Klik Tambah Langkah dan seret untuk mengubah urutan. Tandai langkah sebagai Opsional bila persetujuannya boleh dilewati. Persetujuannya tetap dicatat bila datang, tetapi tidak menahan pengajuan.
Serentak atau berurutan
Centang Berurutan di formulir aturan untuk persetujuan bertingkat:
- Tanpa centang (serentak): semua penyetuju dikabari bersamaan dan boleh memutuskan dalam urutan apa pun.
- Berurutan: hanya langkah pertama yang belum menyetujui yang dikabari dan boleh memutuskan. Langkah berikutnya baru dikabari sesudahnya.
Pada kedua cara, pengajuan baru dianggap disetujui setelah semua penyetuju wajib menekan setuju, dan satu penolakan menggugurkannya. Langkah yang tidak punya orang (misalnya karyawan tanpa atasan langsung) dilewati.
Saat ini cara berurutan berlaku penuh untuk Pengajuan Pengeluaran, yang aturan bawaannya sudah berurutan. Untuk cuti, lembur, dan run gaji, centang ini menentukan kapan pengajuan dianggap cukup disetujui, tetapi pemberitahuan pengajuan baru masih dikirim ke semua penyetuju sekaligus.
Membuat aturan
- Klik Tambah Aturan Penyetuju.
- Pilih Jenis Pengajuan, misalnya Cuti.
- Pilih cakupan Berlaku Untuk beserta divisi, jabatan, atau cabangnya.
- Tambahkan satu atau lebih penyetuju, lalu simpan.
Pengajuan yang menunggu keputusan dikumpulkan di Pusat Persetujuan.
Kedaluwarsa otomatis
Di bawah daftar aturan ada panel Kedaluwarsa Otomatis. Pengajuan yang tidak diputuskan sampai batas waktunya berubah menjadi Kedaluwarsa, bukan Ditolak, karena tidak ada orang yang menolaknya. Pemohon diberi tahu lewat lonceng, dan antrean di Pusat Persetujuan hanya berisi yang masih bisa diputuskan, sehingga angka pada lencananya jujur. Setiap jenis punya saklar dan batas sendiri:
| Jenis pengajuan | Bawaan | Batas waktu |
|---|---|---|
| Tukar, oper, ubah shift, dan minta libur | Nyala | Saat shift dimulai; bisa digeser dari 24 jam sebelum sampai 24 jam sesudah |
| Lembur | Mati | 3 hari penuh sesudah tanggal yang lebih akhir antara pengajuan dan lembur (1-60 hari) |
| Koreksi absensi | Mati | 7 hari penuh sesudah tanggal yang lebih akhir antara pengajuan dan absensi yang dikoreksi (1-60 hari) |
| Pengajuan pengeluaran yang tidak dicairkan | Nyala | 30 hari sesudah disetujui (1-365 hari). Berlaku untuk pengajuan yang sudah disetujui tetapi belum diklaim, bukan yang masih menunggu keputusan. |
Pengajuan yang menyangkut upah (lembur, koreksi absensi) sengaja mati secara bawaan: yang kedaluwarsa tidak ikut terbayar, jadi nyalakan hanya bila perusahaan memang mewajibkan keputusan tepat waktu. Cuti, reimbursement, kasbon, run gaji, dan pesangon tidak punya kedaluwarsa otomatis. Pengajuan yang sudah kedaluwarsa bisa diajukan ulang. Lembur yang kedaluwarsa juga bisa dibuka lagi dengan Kembalikan ke Menunggu, dan batas waktunya dihitung ulang dari saat itu. Pemeriksaan berjalan otomatis sekitar tiap lima menit.
HR Grup & siapa yang boleh menolak
- Untuk pemilik dengan beberapa bisnis, tim Snoba bisa menunjuk HR Grup (lihat Portal Grup).
- Pada cuti dan lembur yang masih menunggu, HR Grup melihat tautan Setujui sebagai HR Grup. Ia wajib menulis alasan (minimal 5 karakter); langkah yang menunggu dianggap selesai atas namanya.
- Aturan penyetuju di halaman ini tidak berubah. Penyetuju yang dilewati menerima notifikasi berisi nama HR Grup dan alasannya.
- Bila cuti/lembur seorang karyawan punya aturan penyetuju, Tolak hanya bisa dilakukan penyetuju di aturan itu, admin, atau HR Grup. Tanpa aturan, siapa pun yang berhak mengubah data tetap bisa menolak (seperti sebelumnya).